ВозвратНДС не ведёт досье на поставщиков и не выдаёт справку «контрагент надёжный». По конкретной строке реестра ответ один из трёх: принять, потому что поставка ваша и её сделал тот, кто в счёте; снять, потому что поставки не было или она собрана ради налога; отложить, потому что не хватает документа, без которого сделку не идентифицировать. Ярлык из базы проверки сам по себе отметку не ставит.
Разрыв — это сигнал, не приговор
Сопоставление счетов-фактур показывает разрыв, когда вы заявили вычет, а продавец эту реализацию не отразил или отразил иначе. Инспекция спрашивает строку. Вопрос законный и частый. Он не равен отказу в день обнаружения разрыва.
Если товар пришёл, его приняли, продавец тот, кто указан в счёте и в договоре, оплата ушла ему, а у него в декларации ошибка или опоздание, ваш вычет может устоять. Ваша задача — показать свою сторону сделки, а не исправить чужую отчётность любой ценой. Исправление чужого реального счёта, когда поставка была именно такой, — нормальная переписка. Изготовление нового комплекта под уже заявленную сумму, когда поставки не было, — другой жанр. В нём практика не участвует.
Если товара не было, разрыв только подтверждает то, что и так пусто в клетке учёта. Пояснение «контрагент обещал отразить» клетку не заполняет. Отметка «снять» до сдачи лучше, чем защита пустой строки на камеральной. Особенно если строка кормит возмещение: там сигнал читают в первую очередь. Как устроен запрос — камеральная при возмещении.
Когда строка не живёт, даже если сканы ровные
Поставки не было. Нет склада, нет приёмки, нет дальнейшего движения товара, работ не оказывали, акт подписан тем, кто объект не видел. Счёт-фактура в этом случае описывает событие, которого не было. Статья 169 не оживает от полноты реквизитов.
Исполнил другой. В счёте одна организация, на объект выходили люди и транспорт другого лица, договор с первым нужен только чтобы в книге стоял его налог. Статья 54.1 как раз про исполнение тем лицом, которое заявлено. Переписать цепочку так, чтобы «формальный» продавец совпал с бумагой задним числом, мы не помогаем. Если фактический исполнитель готов выставить документы на реальную работу и это ещё можно провести честно, вопрос к учёту и к договору, а не к подбору звена.
Сделка не нужна без налоговой выгоды. Закупка, которая не используется, не перепродаётся и не связана с деятельностью, кроме как в книге покупок, слабая не потому, что контрагент новый. Она слабая, потому что операции для статей 171 и 172 нет. Купить ненужное ради вычета — не оптимизация. Реестр спросит, куда делся объект. Нет ответа — отметка «снять».
Оплата ушла третьему лицу без основания в договоре, а товар якобы от первого. Само по себе поручение платежа возможно. Без связки «кто кому должен и почему платим третьему» идентификация сделки рвётся. Отметка «отложить», пока нет этой связки, а не «принять, платёж же был».
Один и тот же товар заявлен по двум поставщикам. Движение на складе одно. Вторая строка лишняя, даже если оба контрагента выглядят живыми компаниями. Снимают дубль факта, не «худший» ИНН.
Чем не заменяют факт поставки
Папка устава, выписки и паспорта директора не заменяет накладную и приёмку. Её имеет смысл иметь по крупной новой закупке как след того, что вы смотрели, с кем заключаете договор. Она не доказывает, что партия приехала. На реестре такая папка не закрывает ни одну из четырёх клеток. Закрывает первичка и движение товара или результат работ.
Переписка «просим отразить в декларации» без спорной суммы и без реальной поставки выглядит как попытка закрыть разрыв текстом. Если поставка реальная и в счёте ошибка, пишите о конкретном реквизите, который надо исправить. Если поставки нет, письмо лучше не писать, строку лучше вынуть.
Новый договор, датированный кварталом поставки, но подписанный после запроса инспекции, редко лечит отсутствие приёмки. Даты, которые спорят с журналом склада и с перепиской, усиливают вопрос, а не снимают его. Реестр, собранный до декларации, потому и нужен: дыру видно, пока никто не просит её зашить.
Характеристика контрагента из внешнего сервиса — справочный шум. «Зелёный» поставщик с поставкой, которой не было, строку не спасает. «Красный» поставщик с полной приёмкой и реальным исполнением не заменяет собой статью 54.1 в вашу пользу и не отменяет её, если исполнение всё же было его. Цвет не отметка. Отметка ставится по документам сделки. Отказывать себе в живом вычете только из-за цвета — переплата. Оставлять мёртвый из-за зелёного цвета — лишняя строка.
Как выглядит проверка одной строки
Берём счёт и кладём рядом договор, накладную или акт, оплату, склад или результат работ.
Совпадает лицо. Тот, кто в счёте, тот в договоре, тот получил деньги или есть ясное основание платежа третьему, тот указан в приёмке.
Совпадает предмет. Наименование в счёте можно сопоставить с тем, что приняли. «Услуги по договору» без расшифровки на крупную сумму откладывают, пока нет акта, из которого видно характер работ. Длящаяся аренда совпадает, если помещение и период те же.
Совпадает объём. Принятое не меньше и не больше заявленного вычета. Частичная приёмка режет строку.
Совпадает дальнейшая судьба. Товар ушёл в производство, в облагаемую перепродажу или лежит на складе как ваш. Услуга потреблена в деятельности, которая даёт право на вычет. Судьба «исчезло в квартале покупки без следа» — повод снять или отложить, не принять.
Любое устойчивое несовпадение — не повод искать другого контрагента на ту же сумму. Это повод не заявлять сумму. Законная оптимизация налогов в этом месте — заявить оставшиеся живые строки и убрать эту. Определение законной оптимизации как «любой способ платить меньше» к статье 54.1 не прикладывается.
Если контрагент исчез или не выходит на связь
Исчезновение после реальной поставки неприятно, но след поставки либо есть у вас, либо его нет. Накладная, транспорт, склад, переписка периода отгрузки, оплата с назначением платежа живут у покупателя. Их и несут в ответ на вопрос. Дорисовать отсутствующий след от имени исчезнувшего нельзя.
Исчезновение до поставки, когда в книге уже стоит вычет по счёту, — простой случай. Принятия не было. Строку снимают. Деньги, ушедшие туда, — отдельная боль учёта и, возможно, убытка, но не основание держать НДС к вычету. Статья 171 не компенсирует пропавшего поставщика вычетом без товара.
Спор о качестве и возврат партии проводят корректировочными документами, а не тихим удалением контрагента из книги при живом товаре на складе. Корректировка уменьшает вычет на возвращённый кусок и оставляет вычет на оставленный. Так строка остаётся про ту сделку, которая была.
Чего практика не предлагает
Не предлагает заменить проблемного поставщика на дружественного с тем же оборотом за тот же квартал. Это не исправление реквизита. Это новая сделка, которой не было.
Не предлагает разложить одну закупку на несколько «чистых» счетов разных лиц. Нарезка без отдельных поставок умножает пустые клетки.
Не предлагает оценить цепочку поставщиков вашего поставщика как услугу. Ваша обязанность по статье 54.1 — не построить чужой бизнес за него, а не искажать свою операцию и не заявлять исполнителем того, кто не исполнял. Просьба «проверьте всех до завода» не добавляет вашей приёмке содержания, если приёмки не было, и не требуется как бесконечный сбор чужих уставов, если приёмка была.
Не обещает, что при полном комплекте вопрос никогда не придёт. Разрыв может прийти и по верной строке. Комплект нужен, чтобы на вопрос ответить, а не чтобы купить тишину. Если комплекта нет, тишину тем более не покупают: строку вынимают.
Живые строки остальных контрагентов из-за одной мёртвой не становятся мёртвыми. Их не снимают пачкой «на всякий случай». Реестр режет точечно. Общая механика отказа и доначисления, когда точечный рез уже не успели сделать до сдачи, — риски вычета. Как строка контрагента выглядит среди прочих клеток — вычет. Принести можно один спорный счёт и комплект по нему, не всю базу контрагентов. Куда писать — проверить вычет.