Ниже ход, который повторяется на каждой книге. Он не ускоряется от того, что квартал «примерно понятный», и не меняется, если внутри компании уже решили, что будет возврат.
Что нужно на входе
Книга покупок квартала или список входящих счетов с налогом. Книга продаж хотя бы итогом, плюс отдельно авансы, если они есть. Пометка: деятельность только облагаемая или есть освобождённые операции. Пометка: есть ли экспорт и собран ли по нему пакет. Один спорный комплект, если болит конкретный контрагент, а не вся книга.
Не нужно присылать архив за все годы, устав и переписку со всеми поставщиками. Не нужно называть желаемую сумму платежа. Желаемая сумма не отметка. Если какого-то файла нет, так и напишите: реестр поставит «отложить» или остановится на строке, а не додумает документ.
Этого хватает, чтобы отличить проверку вычета от разговора «вообще про налоги». Общий разговор без книги останавливают на первом шаге и просят файл. Иначе отметки ставятся в воздух.
Шаг за шагом
Сначала книгу покупок сверяют с тем, чтобы одна поставка не сидела дважды, и с тем, чтобы в ней не было счетов без суммы налога, которая хотя бы арифметически бьётся с базой. Это санитарный проход. Он снимает дубли и явный мусор до содержательных клеток.
Дальше крупные строки и однотипные пачки. Крупные разбирают поштучно. Однотипные, например аренда одного договора, разбирают как серию: если месяц-образец закрыт, соседи проверяют на тот же комплект, а не как новую теорию.
На каждой строке четыре клетки. Счёт против статьи 169. Учёт против статьи 172. Операция против статей 171 и 170. Квартал против срока и против запрета повтора. Пустая клетка не заполняется догадкой «поставщик солидный» или «мы всегда так принимали».
Отметка одна. Принять — все клетки закрыты. Снять — клетка не закроется, потому что события нет, строка чужая или она уже была использована. Отложить — право живое, но документ или момент принятия ещё не здесь, и норма позволяет заявиться позже.
Отдельно проходят авансы: не остался ли вычет покупателя после принятия, не забыл ли продавец вычет ранее исчисленного налога. Это не пятая клетка, это связка строк, которую санитарный проход по одной книге покупок не видит. Связка описана в ситуации авансов.
Отдельно смотрят смешанную выручку. Нет пропорции — нет отметки «принять» на общие расходы. Есть пропорция — в книгу попадает только доля.
Отдельно смотрят экспорт, если ноль заявлен или его хотят заявить. Папка статьи 165 и папка вычета не заменяют друг друга. Ход — ставка 0%.
В конце складывают только «принять» и сравнивают с начислением. Платёж остаётся платежом — реестра достаточно. Появляется минус — минус пересчитывают без строк «снять» и «отложить». Оставшийся минус либо получают пометку «можно обсуждать возмещение», либо нет. Условия пометки — когда возврат реален.
Что вы получаете
Перечень строк с отметками и короткой причиной. Не эссе о налоговой политике, а список, по которому главбух правит книгу: добавить забытый живой счёт, вынуть дубль, восстановить аванс, перенести партию на квартал принятия, посчитать долю по статье 170.
Если причин для правки нет, так и написано: книга по разобранным строкам совпадает со статьями 171 и 172, принимать сверх этого нечего. Это законченный результат, а не промежуточный.
Если минус выдержал пересчёт, к перечню добавляют, из каких строк он состоит и каких документов не хватает для спокойного ответа на запрос. Не добавляют дату, когда бюджет вернёт деньги. Не добавляют фразу, что камеральной не будет.
Перечень не проводят в программе за вас. Не подписывают декларацию. Не отправляют пояснение в инспекцию. Кто ведёт учёт, тот и вносит правки. Если правки увеличивают платёж, потому что сняли чужое, это видно в перечне до сдачи, а не после акта.
Чего в ходе не будет
Не будет примера «у другого оптовика вычет вырос». Чужая книга вам не расчёт. Не будет процента снижения нагрузки. Нагрузка после правок — следствие вашего перечня, её можно посчитать самим по статье 173, и она не цель реестра. Зачем не гоняться за чужим процентом — нагрузка.
Не будет рекомендации завести поставщика под недостающую сумму. Недостающая сумма, под которую нет события, остаётся недостающей. Не будет советов разделить деятельность на несколько организаций, чтобы вычет выглядел иначе.
Не будет отдельного «тарифа на возмещение», в котором клетки проверяют мягче. Клетки те же. Мягче как раз нельзя: при возврате строки читают внимательнее. Если комплект слабый, пометка будет «не заявлять», даже когда предварительный файл уже показывает минус.
Не будет имени специалиста на сайте и выбора, кому отдать книгу. Метод один, его описание — о практике.
Когда ход короче или длиннее
Короче, если вопрос в одном счёте: принимать ли его в этом квартале. Тогда не разбирают всю аренду и весь экспорт. Четыре клетки на одном комплекте, одна отметка, стоп. Если этот счёт тянет за собой аванс или пропорцию, ход сам удлиняется, и это говорят сразу, а не в конце.
Длиннее, если квартал смешанный: облагаемое, освобождённое, авансы, ввоз и несколько крупных контрагентов с разрывами. Длиннее не значит другой метод. Те же клетки, больше строк. Имеет смысл заранее пометить, какие двадцать строк дают основную сумму. Хвост мелких разовых счетов смотрят выборкой, если ошибка в них повторяется. Выборка не обещает, что каждая мелкая строка открыта лично.
Отдельный заход нужен, если декларация уже сдана и пришло требование. Тогда реестр строится не «как лучше было бы сдать», а «чем закрывается спрошенная строка и что честнее снять статьёй 81». Это уже ближе к отказу, чем к профилактике. Карта — доначисление. Профилактический ход после акта не изображают.
Как понять, что проверка закончилась
Закончилась, когда перечень у вас и по крупным строкам нет клеток, которые практика обещала закрыть, но не закрыла. Не когда следующий платёж ушёл в бюджет. Платёж зависит от того, провели ли вы перечень. Не когда инспекция промолчала. Молчание не критерий качества книги.
Если после перечня вы сами нашли ещё один счёт, которого в пачке не было, это новая строка, а не продолжение старого реестра бесконечной перепиской. Её можно добавить отдельным заходом. Молча считать, что старый перечень покрыл всё, что когда-нибудь придёт от поставщиков, нельзя.
Кто внутри компании закрывает клетку
Реестр не делает вид, что все четыре клетки живут у главбуха. Счёт обычно у него. Принятие — у склада, у прораба, у того, кто подписал акт. Связь с облагаемой операцией — у того, кто знает, в какую выручку уйдёт покупка, особенно если часть прайса освобождена. Квартал — снова у того, кто сдаёт декларацию, но дата принятия берётся не из его памяти.
Поэтому на крупной строке иногда нужен короткий ответ не из бухгалтерии: партия на складе есть или нет, акт подписан на весь объём или на часть, помещение в аренде то же самое. Без этого ответа отметка «принять» не ставится из вежливости к сроку сдачи. Её ставят «отложить» и пишут, чей ответ дыру закроет. Если ответ «партии не было», отметка меняется на «снять», и это уже не ожидание склада.
Практика не едет на склад смотреть стеллажи. Она спрашивает вас. Ваш ответ «не знаю, приходило ли» для возмещения равен неготовности строки. Для обычного платежа он равен тому же: не знаете — не заявляете в этом файле.
Короткий проход, как он звучит
Представьте пачку без сумм. В ней ежемесячная аренда, одна партия со счётом в этом квартале и приходом в следующем, один аванс подрядчику с уже подписанным актом на часть работ, один счёт, по которому поставщик в своей декларации пустой, а у вас накладная и склад есть.
Аренда: четыре клетки закрыты, «принять» помесячно. Партия: учёт пустой, «отложить». Аванс: вычет с предоплаты на закрытую часть восстановить, вычет по акту принять на подписанный кусок, остаток предоплаты оставить с напоминанием. Счёт с расхождением у поставщика: своя поставка подтверждается накладной и складом, отметка «принять» и папка на случай запроса, без письма «нарисуйте нам реализацию», если реализация и так была настоящей.
Итог пачки может быть выше исходной книги, если аренду забыли, или ниже, если кто-то уже успел поставить партию в пути. Оба итога нормальны. Ни один не произносится как экономия. Оба произносятся как список правок. Таким списком проверка и заканчивается, когда пачка большая: просто строк больше, а фразы те же.
Начать проще с одного квартала и честной пометки, есть ли в нём слово «возмещение». Куда отправить файлы — проверить вычет. Что именно считают живой строкой до всякого хода — вычет НДС.