Что написать
Кто вы: главбух, директор или ИП. Организация или предприниматель, режим, на котором сейчас стоите. Если НДС у вас появился недавно, так и напишите, без таблицы порогов.
Какой квартал разбираем. Один. Второй не прикладывайте «заодно», пока по первому не станет ясно, что пачка вообще про вычет.
Чего хотите: убрать лишнее из книги, найти забытые счета или понять, заявлять ли возмещение. Если слово «возврат» уже звучало внутри компании, не прячьте его за формулировкой «просто посмотрите».
Что болит одной строкой. Аренда, партия в пути, аванс подрядчику, экспорт без пакета, контрагент с расхождением, вся книга целиком. Если есть требование инспекции, приложите его текст, а не пересказ.
Файлы, если они под рукой: книга покупок, итог книги продаж, один спорный счёт с накладной или актом. Нет файлов — напишите, что их нет. Реестр без документа отметку не ставит, но по фразе видно, сюда ли нести квартал.
Этого хватает, чтобы не начинать с архива за все годы. Как дальше идут клетки, написано в ходе проверки. Чем вычет отличается от возврата — в вопросах.
Что получите
Перечень строк, которые вы передали: принять по статьям 171 и 172, снять, отложить до документа или до принятия к учёту. Если после этого разница всё ещё в пользу вычетов, отдельную пометку — собирать возмещение из этих строк или не заявлять его в этом квартале.
Не получите процент экономии, сумму «сколько обычно возвращают» и подпись на декларации. Книгу по перечню проводит тот, кто ведёт учёт. Заявление в инспекцию, если до него дойдёт, тоже ваше. Когда пометка про возврат вообще уместна, — на странице условий.
Что не нужно присылать первым письмом
Уставы всех поставщиков, выгрузки из сервисов проверки контрагентов и отраслевые справки о нормальной нагрузке. Цвет контрагента и чужой процент отметку не заменяют. Нужна ваша сделка: счёт, приёмка, квартал.
Не нужно просить «оптимизировать налоги целиком» и прикладывать налог на прибыль, взносы и сравнение режимов. Здесь смотрят входной НДС. Если входного нет, потому что налог вам не предъявляют и глава 21 вас не касается, проверка будет короткой: принимать нечего.
Не нужно выбирать специалиста: на сайте нет имён, метод один. Как он устроен — о практике. Если вопрос только в одной клетке, начните с описания строки. Если клеток много, начните с книги. Кнопка на странице одна, подпись на ней — «Проверить вычет».